Toestemming en grenzen
Een aanvraag is geen toestemming. Een toelating is tijdelijk en eenmalig; zij creëert geen erfdienstbaarheid, publiek doorgangsrecht of verworven gebruiksrecht. Toegang is uitsluitend toegestaan binnen de schriftelijk bevestigde periode, afbakening, activiteit en voorwaarden. Het domein blijft privaat. Andere eigenaars, vliegveld, gemeente en ANB geven zo nodig hun eigen toestemming. Strengere wettelijke regels, actuele verboden en instructies van bevoegde instanties gaan voor. Afwijkingen alleen vooraf schriftelijk, per dossier en binnen de wet.
Barelen en toegangscontrole
Na iedere inrit en uitrit moeten de barelen onmiddellijk opnieuw gesloten worden. Dit geldt voor alle gebruikers, leveranciers en bezoekers. Als een bareel tijdens opbouw, afbouw of de activiteit open moet blijven, zorgt de organisator permanent voor bemande toegangscontrole aan die toegang. Een open bareel zonder toezicht is niet toegestaan. Alleen vooraf toegelaten personen en voertuigen mogen binnen. Toegangscodes en sleutels mogen niet aan deelnemers of derden worden doorgegeven. Noodtoegang moet verzekerd blijven; volg de afspraken met de hulpdiensten.
Voorbereiding en bereikbaarheid
Ook verkenningen en voorbereidende bezoeken vereisen voorafgaande toestemming. Bezorg bij evenementen bij voorkeur minstens twee maanden vooraf een volledig dossier met organisator, ligging, veiligheidsverantwoordelijke, bereikbaar telefoonnummer en tijdslijn inclusief opbouw en afbraak. Een aanvraagtermijn is geen garantie op toelating of een vaste beslistermijn.
Toegang beheerders en parkeren
Eigenaars, bevoegde beheerders en terreinpersoneel behouden toegang voor toezicht en veiligheid, met inachtneming van de afgesproken veiligheidsmaatregelen. Voorzie zo nodig toegangskaarten. Gebruik alleen goedgekeurde toegangswegen en parkeerzones; andere dreven en terreindelen zijn geen parking.
Veiligheid en organisatie
De organisator is verantwoordelijk voor een veilige organisatie, toezicht, eigen materiaal, deelnemersinformatie en de verplichtingen die wettelijk op hem rusten. Houd hulpdienstenroutes vrij. Stem veiligheids-, mobiliteits- en noodplannen met Heihuyzen en bevoegde diensten af. Meld incidenten onmiddellijk; bel bij nood 112.
Verzekering en documenten
Een geldig verzekeringsattest is verplicht vóór definitieve toelating van een evenement of kamp. Het moet activiteit, locaties en volledige periode inclusief opbouw en afbraak dekken. Een upload is geen goedkeuring. Ontbrekende of gewijzigde dekking moet worden aangevuld. Vergunningen en toestemming blijven afzonderlijk nodig. Deze afspraken sluiten geen aansprakelijkheid uit die wettelijk niet kan worden uitgesloten.
Natuur en afval
Nultolerantie voor zwerfvuil: papier, plastic, verpakkingen en etensresten gaan onmiddellijk in geschikte, gesloten afvalzakken of bakken. Niets laten slingeren of pas de laatste dag verzamelen. Controleer dagelijks terrein, bosranden, wegen en waterkanten. Geen afval begraven, verbranden of in water achterlaten. Verwijder alle constructies, touwen, markeringen en materiaal; herstel het terrein volgens afspraken. Kosten worden alleen volgens aantoonbare schade en toepasselijke afspraken opgevolgd.
Roken, drugs en vuur
Roken en drugs zijn op het domein verboden. Vuur uitsluitend na voorafgaande schriftelijke toestemming en alle vereiste machtigingen, op de afgesproken plek en volgens actuele regels. Bij code rood geen vuur, ook geen gasvuur, in bos of natuurgebied. Een kooktafel geeft geen uitzondering. Heihuyzen kan uit voorzorg alle vuur verbieden. Voorzie geschikte blusmiddelen en toezicht; geen brandversnellers.
Gebruik en betaling
Gebruiksprijs, eventueel voorschot, gift en terugbetaalbare waarborg worden afzonderlijk vastgelegd. Een verplichte vergoeding wordt niet automatisch als fiscaal aftrekbare gift voorgesteld. Geen betaling is op zichzelf een terrein- of evenementvergunning.
Plaatsbeschrijving en afrekening
Plan een gezamenlijke controle vóór en na het gebruik. Meld schade en incidenten onmiddellijk. Opmerkingen en foto’s worden in het dossier vastgelegd. Een inhouding op de waarborg moet gemotiveerd en met bewijs onderbouwd worden volgens de overeenkomst; de organisator wordt geïnformeerd en kan reageren. Het resterende saldo wordt afzonderlijk voor terugbetaling opgevolgd. Een dossier afsluiten is geen bankoverschrijving.
Weer en terreincondities
Boswegen en landelijke terreinen kunnen oneffen, modderig of glad zijn. Om veiligheidsredenen, natuurbeheer, storm, zware regen, brandgevaar of overheidsinstructies kan Heihuyzen de toegelaten route of zone aanpassen of het gebruik opschorten. Verdere gevolgen worden volgens de overeenkomst en dwingend recht beoordeeld.
Geluid en merkgebruik
Muziek, geluidsinstallaties en mogelijke hinder vereisen voorafgaande afspraken en waar nodig toestemming van de bevoegde overheid. Gebruik uitsluitend goedgekeurde Heihuyzen-logo’s; wijzig ze niet en combineer ze niet zonder akkoord met andere merken. Communiceer duidelijk dat toegang uitzonderlijk en beperkt is tot de toegelaten activiteit en periode.
Zichtbaarheid
Tagging en vermelding van Heihuyzen op Facebook, Instagram en LinkedIn worden gewaardeerd, met respect voor privacy en toestemming voor herkenbare personen. Dranksponsoring kan aangevraagd worden in ruil voor vooraf schriftelijk afgesproken zichtbaarheid; dit is geen automatisch recht. Alcoholpromotie wordt niet op minderjarigen gericht.
Activiteit op maat
Inrichting, gebruik van gebouwen of bar, geluid, verkeer en nutsvoorzieningen zijn uitsluitend toegestaan zoals vooraf in het dossier bevestigd. Voor bijkomende zones of voorzieningen is afzonderlijke toestemming nodig.